Qu’est-ce que le Dossier d’Ouvrages Exécutés (DOE) ?

Le DOE est un document qui est réalisé à la suite de l’exécution de travaux et remis au maître d’ouvrage lors de la livraison du chantier.

Ce document est exigé dans le cadre de marchés publics (article 40 du CCAG Travaux du Code des marchés publics). Dans le cadre de marchés privés, il peut être requis ; il est alors établi contractuellement.

Le DOE est un document important dans lequel doivent se retrouver toutes les informations relatives aux travaux réalisés et équipements livrés par les différents intervenants. Ces informations doivent permettre de faciliter l'exploitation et l'entretien ultérieur du bâtiment. Le DOE doit donc comporter a minima les plans d’exécution de l’ouvrage ainsi que les notices de fonctionnement et de maintenance des équipements.

Le DOE est destiné aux futurs exploitants de l'immeuble et aux entreprises susceptibles d'intervenir pour des travaux d’entretien, de maintenance ou de modification du bâtiment construit. Il est aussi indispensable en cas de sinistre sur un ouvrage, en permettant aux experts et aux assureurs de mieux identifier et comprendre la nature des dommages.

La compilation et le contrôle du DOE relève de la responsabilité du maître d'œuvre ; il est rédigé par chaque entreprise qui a réalisé des travaux. Celle-ci doit remettre au maître d'œuvre un DOE pour le ou les lots dont elle a eu la charge. La remise du DOE peut se faire au format papier (encore très fréquent, contraignant et peu éco-responsable) ou sur support numérique.

Qu’est-ce que Keepéo ?

L'établissement d'un DOE est très consommateur de temps pour une entreprise de bâtiment. Côté maître d'ouvrage et futur exploitant, l'ensemble des DOE constitué par chaque intervenant, peut rapidement représenter, pour un immeuble de bureaux ou de logements, plusieurs milliers de pages dont la qualité, les contenus et le formalisme peuvent varier d'un DOE à l'autre, rendant ainsi leur exploitation ultérieure parfois difficile.

Face à ce constat, la société Keepéo, crée par des professionnels du bâtiment, propose une solution qui peut vous aider dans la réalisation, le suivi de la compilation et la gestion de vos DOE de façon simple et structurée.

Keepéo est une solution digitale collaborative qui permet de dématérialiser vos DOE pour en rendre l’accès et le partage plus simple, de manière plus performante. 

Il existe une solution prédéfinie pour chaque métier qui s’adapte à vos besoins, que vous soyez maître d’ouvrage, maître d’œuvre ou entreprise réalisatrice. Vous êtes accompagné, pas à pas, dans le pilotage et la réalisation de votre projet par Keepéo.

Keepéo en détails

Vous êtes maître d'ouvrage, exploitant d'un immeuble ou d’un bâtiment industriel…

Vous accédez à un espace sécurisé, où sont regroupés, pour chacun de vos immeubles, tous les DOE constitués préalablement par les entreprises parties prenantes du chantier.

L'exploitation du bâtiment dans le temps s'en trouve considérablement simplifiée ; les différentes fonctions de la plateforme Keepéo permettent en effet de :

• disposer, de façon structurée et fiable, de toutes les informations sur votre immeuble et être en capacité de les retrouver en un seul clic ;
• mettre à la disposition de l'ensemble des intervenants internes ou sous-traitants un outil rapide, fiable et performant pour faciliter l'entretien de votre immeuble, accéder aux prescriptions de maintenance, retrouver la référence d'un équipement ou matériau à remplacer… ;
• faciliter l’accès aux intervenants tout en sécurisant vos données ;
• ne plus imprimer et stocker les DOE dans leur version papier, avec, outre le gain financier et gain d’espace de stockage, l'assurance de disposer de la dernière version de chaque document.
• Recevoir la documentation

Vous êtes entreprise réalisatrice…

La solution Keepéo permet de répondre à vos obligations en matière de DOE, de gagner du temps et de faciliter le suivi de vos propres chantiers :

• pendant l’exécution du chantier, la plateforme vous aide à préparer votre ou vos DOE en vous accompagnant étroitement sur les documents que vous souhaitez remettre à la maîtrise d’œuvre. Cet accompagnement se fait tout au long de la constitution du DOE, au fur et à mesure des ajouts de nouveaux documents (plans, fiches produits…). Ainsi, la plateforme peut être utilisée comme un outil de suivi de chantier et être partagée par tous les intervenants concernés ;
• à la fin du chantier, quand tous les documents demandés sont déposés sur la plateforme, vous pouvez réaliser votre DOE automatiquement et le diffuser en un seul clic, évitant ainsi impressions coûteuses et espace de stockage. Les DOE que vous remettez sont complets, structurés, fiables et à jour.

Pour les inconditionnels du papier, la plateforme créée également de façon automatique l’intégralité du dossier pour une impression papier, avec page de garde, sommaire etc.

• après le chantier, le DOE, archivé sur des serveurs sécurisés, est accessible, en un clic, aux personnes autorisées, pendant toute la durée de la garantie décennale.

Selon l'activité de votre entreprise, Keepéo vous propose deux solutions :

• votre entreprise intervient en tant qu'entreprise générale : l’offre Global DOE (multi corps d’état) constitue une plateforme collaborative à partir de laquelle un espace est créé pour chacun de vos chantiers. Sur cet espace, l'ensemble des intervenants du projet vont pouvoir, pour le lot qui les concerne, constituer leurs DOE ;
• votre entreprise est mono-corps d'état : l’offre DOE Individuel vous permet d'utiliser la plateforme pour vous guider et créer chaque DOE que vous avez l'obligation de transmettre à la fin d'un chantier.
• Recevoir la documentation

Vous êtes acteur de la maîtrise d’œuvre…

La plateforme Keepéo vous facilite le pilotage de votre projet, et vous permet de gagner du temps lors de la conception du DOE. Elle supprime les tâches répétitives et vous permet de gagner en efficacité, rapidité et fiabilité.

Avec Keepéo, vous disposez :

• d'un accès à une base de données produits pour constituer intuitivement vos DOE et distribuer rapidement vos documents ;
• de tableaux de bord qui vous informent de l’avancement de votre dossier ;
• d'une traçabilité complète du projet, en vous donnant accès à l’historique des activités et contributions réalisées sur le dossier ;
• d'un outil vous évitant d'imprimer vos DOE papier et vous permettant d’apporter un vrai plus après la construction et pendant toute la durée de vie du bâtiment.
• Recevoir la documentation